Gyakran Ismételt Kérdések az eHR átállással kapcsolatban

A SaaS ügyfeleink átállítását várhatóan 2026. év végéig tervezzük megvalósítani.

Az átállás során egy hónap párhuzamos (próba) számfejtési időszakot követően a régi (HRM) rendszert a  felhasználók számára írásvédetté tesszük, a számfejtés már csak az új (eHR) rendszerben történik. De a szerződésben rögzítettek szerint lehetőséget biztosítunk az adatok elérésére, a jogszabályi kötelezettségek teljesítésére. Tekintettel arra, hogy a bérszámfejtéshez szükséges adatok az új rendszerbe (eHR) áttöltésre kerülnek, a jogszabályi előírások (munkáltatói, adózási, TB, valamint munkáltatói iratmegőrzési kötelezettségek) teljesítését biztosítjuk. Az ügyfeleinknek lehetőségük lesz a régi rendszerből a megőrzendő adatok körét letölteni, majd ezt követően a HRM rendszert archiválni fogjuk.

SaaS szolgáltatásunkat igénybe vevő ügyfeleinket 2026 év végéig tervezzük átállítani, eddig az időpontig van lehetőség az átállás átütemezésére. Az átállítás beütemezéséhez ügyfeleink igényét a NEXON oldali kapacitások rendelkezésre állása szerint igyekszünk maximálisan figyelembe venni.

Összefoglalva

• Manuális adatrögzítés helyett automatizált, pontos és gyors folyamatok
• Papíralapú ügyintézést felváltja a teljes körű digitális működés​
• ​Szigetszerű HR-rendszerek helyett egyetlen közös platformon érhető el minden funkció ​
• Nehézkes riportkészítés már a múlté, vizuális dashboardok, automatikus riportok ​támogatják az ügyintézőt
• Jóval gyorsabban lefuttatható a verzióváltás, mindig naprakész lesz a ​rendszer
• A legmagasabb szintű adat- és IT-biztonsági elvárásoknak is megfelel
• Folyamatvezérelt működés ​vezeti a bérszámfejtő munkáját

Néhány konkrétum

1. Időadatátadás folyamata egy rendszeren belül van, amely egyszerűsíti a folyamatokat, így kevesebb lépésből áll a számfejtés. Eddig a N4-ben előállt időadatokat be kellett importálni, a hibajegyzéket elemezni, és csak utána indulhatott a számfejtés. Az eHR-rendszerben egy menüpontban van az időadatfeladás, és egy gomb megnyomásával a számfejtéshez előkészítésére kerülnek az időadatok. 
2. Havi bevallás felgyűjtése, előállítása automatizáltabb folyamat, folyamatlépések csökkennek – nem igényel külön ügyintézői beavatkozást. A bevallás zárása során az új rendszerben a technikai műveleteket lerövidítettük, percek alatt le tud futni – HRM-ben ez időigényesebb volt. Az eHR-ben a számfejtésből automatikusan elkészül a bevallás. A bevallási folyamatba plusz funkciók kerültek: havi bevalláskontrolling (a számfejtés és a bevallás közötti eltéréseket listázza).
3. ePell adatszolgáltatás felgyűjtése automatikus a folyamatlépések csökkennek és nem igényel külön ügyintézői beavatkozást. Az eHR-rendszerben az utalást követő háttérműveletek során a rendszer automatikusan elkészíti az ePell-t.
4. 08E adatszolgáltatás automatikus hibakezelése. Az eHR-rendszer tárolja a felgyűjtés eredményét, és megmutatja, hol van a hiba. Ezáltal nyomon követhetőbb a folyamat, hibajavítás gyorsabb és átláthatóbb, hatékonyabb az adatszolgáltatási folyamat.
5. Önkéntes pénztári utalást figyeli az adatszolgáltatás elkészítése. HRM-ben el kellett készíteni at adatszolgáltatást és utána lehetett utalni. Az eHR-ben a pénzforgalmi szemlélet alapján előbb az utalást kell elkészíteni, és utána az adatszolgáltatást, így pénztárak működéséhez és a határidőkhöz igazítható, transzparensebb folyamat szerint működik.
6. Nincs cafeteria visszavét, automatizált folyamat, nem igényel ügyintézői beavatkozást, így gyorsabb, hatékonyabb munkavégzést tesz lehetővé. HRM-ben az ügyintézőnek egy külön gombot kellett megnyomni, hogy a dolgozó lássa, a cafeteria kiutalásra került. Az eEHR-ben az utalást követő háttérműveletekben a rendszer automatikusan elvégzi ezt a műveletet (café menüben).
7. Ellenőrzés jobban támogatott. Az eHR-ben több standard riport  érhető el, ami támogatja a számfejtés analitikájának elérhetőségét, nyomon követhetőségét: számfejtésellenőrző lista, kézzel rögzített adatok ellenőrzése riport, adóalap-kedvezmény kontrollingriport (bevallás, kedvezmény, számfejtés ellenőrzése, éves szinten göngyölten figyeli az eltéréseket), havi bevallás kontrolling (adónemek ellenőrzése a  bevallás számfejtés között).
8. Kereseti igazolás. Elérhetővé tettük a rendszerben az általános banki formátumokra vonatkozó kereseti igazolás sablonokat – paraméterezést követően egyszerűbben  kinyerhetőek a rendszerből.
9. Levonások külön kezelése, így transzparensebb folyamat. HRM-ben egy adatkörön belül lehet kezelni a levonásokat, utalásokat, érdekképviseleteket. Az eHR-ben akár jogosultságok alapján is elkülöníthetőek a különböző letiltások, levonások, utalási adatok.

Az új megoldásunk elsősorban, de nem kizárólag technológiai továbbfejlesztés: új, modern fejlesztői és üzemeltetői környezetet, magasabb IT-biztonságot nyújt. De üzleti szempontból is újdonság , mivel egy rendszerben támogatja valamennyi HR-folyamatot. Emellett átláthatóbb, könnyebben kezelhető lett a felhasználói környezet is.

Minden szükséges funkcionalitás elérhető az eHR-ben, de módosítások történtek. A helyzetfelmérés során egyeztetjük az ügyfelek folyamati sajátosságait, és egyedileg felmérjük a változásokat.

Az új szoftver bevezetésével a felhasználói felület megújul, miközben kezelése egyszerűbbé és átláthatóbbá válik. A program a rendszer használata közben támogatja a felhasználót a paraméterek szükség szerinti módosításában, például a szótárparaméterek lefúrással történő elérésével és módosításával.

A NEXON standard bérinterfész funkciója az eHR-ben is működik, átkonvertálható, ezzel kapcsolatban az ügyfélnek nincs teendője. Egyéb interfészigényekat egyedileg szükséges vizsgálni és felmérni.

A NEXON_PORT funkcionalitások tekintetében (e-bérjegyzék, cafeteria,  nyomtatványok, év végi igazolások, munkavállalói önkiszolgáló funkciók) nincs jelentős változás. Az e-bérjegyzék megjelenése átláthatóbb, tartalma jobban értelmezhető, valamint a cafeteria nyilatkozás felülete felhasználóbarátabb lett.

Az új  Szoftververzióra történő átállás részleteit szerződésmódosításban szükséges rögzítenünk, különösen a következő aspektusok tekintetében: 

• az Új Szoftververzió konfigurációjával összefüggő egyes szükséges szerződéses definíciókra,
• az Új Szoftververzió konfigurációira és díjaira, 
• az átállásszolgáltatás technikai feladataira és annak díjazására,
• az átállást megelőző verzió kivezetésére (kezelt archív adatállomány elérésének módjára),
• az Új Szoftververzió támogatási szolgáltatásait tartalmazó mellékleteinek frissítésére, egyes szerződéses rendelkezéseknek a Szolgáltató által javasolt pontosítására, illetve kiegészítésére

Igen, a havi díjakban változás várható, amit az előzetes felmérés alapján egyedileg fogunk tárgyalni ügyfeleinkkel.

Egy minimális bevezetési díjért cserébe a következő  alapszolgáltatásokat biztosítjuk: telefonos helpline, e-mailes támogatás, e-learning tananyagok, adatbázis migráció, egyedi főkönyv elkészítése.

A HRM termék rövid határidőn belül teljesen kivezetésre kerül, nem lesz jogszabálykövetés, verziófrissítés. Ilyen módon a váltás sajnos elkerülhetetlen. Az új verzióra történő átállást rövid átfutási idővel vállaljuk. Az ügyfél részéről csak minimális közreműködést igényel és egynapos rendszerkiesést jelent. 

Az egyes csomagok alapfunkciói az új rendszerben is elérhetők lesznek, ugyanakkor a csomagokat úgy alakítottuk ki, hogy ne tartalmazzanak olyan funkciókat, amelyek korábban nem álltak rendelkezésre az ügyfél számára. Amennyiben az ügyfél egy adott, a csomag részét képező modult nem kíván használni, erre természetesen van lehetőség. Ilyen esetben az adott modulhoz szükséges beállítások és paraméterezések nem történnek meg, különösen akkor, ha az ügyfél ehhez nem biztosítja a szükséges adatokat vagy információkat.
A használaton kívül hagyott modulokat a projekt dokumentációjában külön rögzítjük. Ha az ügyfél később mégis szeretné használatba venni valamelyik modult, ezt külön jelzés alapján tudjuk aktiválni és a szükséges beállításokat elvégezni.

A migráció keretében az átállás évének első napján állományban lévő személyek adatait adjuk át a NEXONbér bérszámfejtő programból az új eHR-rendszebe. Az adatátadás során a tárgyévi számfejtési adatok halmozottan kerülnek betöltésre, hogy az éves adatok folytonossága biztosított legyen. A tárgyév során korábban lefuttatott számfejtéseket egyeileg, tételesen nem migráljuk át.

Archiv adatok

A meglévő standard listákkal elérhető adatokon kívül, adatkörönként megvizsgálva állítottunk össze riportokat annak megfelelően, hogy milyen további adatok kinyerésére lehet szükség jogszabályi iratmergőrzés tekintetében. 

Egy menüből indítható egyedi exe-vel tudja az ügyfél ügyintézője  elindítani azt a menüt, amiben egy dátumot megadva a rendszer lefuttatja az összes munkavállalóra megadott paraméterekkel együtt a három ÁLM-et (ÁLM futtató) és további két bérlistás riportot – számflista riport és keresetnyilvántartó (bérkarton).
A beállításokban megadott output mappába a rendszer automatikusan elmenti a készített listákat.

Fontos tudni, hogy a szükséges adatok megőrzése továbbra is a munkáltató felelőssége.  A NEXON minden esetben standard listákat és technikai támogatást biztosít az adatok kinyeréséhez. Az egyedi üzleti vagy hatósági igényekhez szükséges konkrét lekérdezések meghatározása az adott szervezet feladata.
Azt javasoljuk ügyfeleinknek, hogy az átállás előtt tekintsék át saját iratmegőrzési és ellenőrzési kötelezettségeiket, és időben nyerjék ki azokat az adatokat és listákat, amelyekre a jövőben szükségük lehet.

SaaS-szolgáltatás esetében a technikai feltételek nem  változnak, a feltételeket a "Üzemeltetési leírás\Kliensoldali szoftver követelmények" tartalmazza.
HRM-hez képest a technikai feltételek tekintetében az alábbi különbségek a legszembetűnőbbek:

• nincs RDP-kapcsolat, mivel csak a kliens oldali böngészőre van szükség N4/EHR esetében
• nincs webdav sem, mivel a böngészőből a sajátgép mappáiba tallózhatók az állományok

A NEXONbér rendszerből az eHR-rendszerbe a bérszámfejtési folyamatok működéséhez szükséges adatok migrálására kerül sor. 
Az ügyfél munkáltatói jogszabályi iratmegőrzési kötelezettsége (munkaügyi és bérszámfejtési adatok tekintetében) teljesítéséhez az átállás előtt biztosítjuk annak lehetőségét, hogy az ehhez szükséges adatokat egyszerűen és strukturált módon kinyerhessék a NEXONbér rendszerből.

Milyen megoldást biztosítunk NEXONbér rendszerbe korábban bevitt adatokra vonatkozó hozzáféréshez az archiválási és adatmegőrzési kötelezettségeik teljesítéséhez:
A NEXONbér archív állományhoz 2 hónap időtartamra hozzáférést biztosítunk. Ezen időtartam alatt a NEXONbér szoftverbe bevitt adatokból előállított adatállományból a szoftver részét képező sztenderd lekérdező funkció (ÁLM) használatával az adatokat ki tudják nyerni.

A meglévő standard listákkal elérhető adatokon kívül, adatkörönként megvizsgálva állítottunk össze riportokat annak megfelelően, hogy milyen további adatok kinyerésére lehet szükség jogszabályi iratmergőrzés tekintetében. 
Egy menüből indítható egyedi exe-vel az ügyfél ügyintézője képes lesz elindítani egy olyan menüt, amiben egy dátumot megadva a rendszer lefuttatja az összes munkavállalóra megadott paraméterekkel együtt a három ÁLM-et (ÁLM futtató) és további két bérlistás riportot – számflista riport és keresetnyilvántartó (bérkarton).
A beállításokban megadott output mappába automatikusan elmenti a rendszer a készített listákat.

Fontos tudni, hogy a szükséges adatok megőrzése továbbra is a munkáltató felelőssége.  A NEXON minden esetben standard listákat és technikai támogatást biztosítunk az adatok kinyeréséhez. Az egyedi üzleti vagy hatósági igényekhez szükséges konkrét lekérdezések meghatározása az adott szervezet feladata.
Azt javasoljuk ügyfeleinknek, hogy az átállás előtt tekintsék át saját iratmegőrzési és ellenőrzési kötelezettségeiket, és időben nyerjék ki azokat az adatokat és listákat, amelyekre a jövőben szükségük lehet.

A migráció céljából kialakított eszköz automatikusan jelzi, hogy ha az adatfeltöltés során hiba keletkezik - ebben az esetben a NEXON szakértője kézzel javítja a hibát. Ezáltal biztosítjuk, hogy minden szükséges adat teljeskörűen átkerül.

IT-biztonsági szempontból a leglényegesebb különbség a HRM és az eHR között az a platform, amre a szoftver épül. A HRM egy régebbi típusú kliens-szerver architektúrára épül. Az eHR-rendszer egy webes alkalmazás, a webes platform már önmagában biztonságosabb, plusz óvintézkedések nélkül is magasabb biztonságot nyújt.
Az eHR-rendszert kétféle ISO szabvány szerint auditáltattuk, és évente pentesztet végzünk.

Az átállást minden esetben egy kérdőíves helyzetfelmérés előzi meg. Az első lépés egy adattisztítás, ezt követően a HRM-adatbázisból az adatok letöltésre kerülnek és a tisztított adatokat áttöltjük az eHR adatbázisba. Ezt követően a cég egyedi működési folyamatai alapján az eHR-rendszerben beállítjuk a megfelelő paramétereket. A migráció részben erre a célra kifejlesztett migrációs eszközzel támogatott, azonban az ellenőrzések és manuális beállítások miatt szükség van a NEXON tanácsadók közreműködésére is. Az átállításhoz szükséges migrációs és manuális paraméterezési feladatok miatt várhatóan 1 munkanap kieséssel kell számolni.

Igen, az átadás-átvételt követő első hónapban párhuzamosan lesz használható a régi és az új rendszer, de az eredeti integráció már nem működik, így az eHR lesz az elsődleges rendszer. Az új rendszer megismeréséhez e-learning tananyagokat biztosítunk. 

Az eHR-rendszer megismerését és elsajátítását e-learning anyagaink biztosítják, ahol a feladatok elméleti és gyakorlati tudást nyújtanak. Ezt követően a párhuzamos számfejtés során nyerhetnek tapasztalatot a rendszer használatáról, amikor is már a saját felparaméterezett rendszerükben dolgozhatnak.

Az átállást megelőző verziójú szoftverek adatbázisait archiváljuk és Ügyfelünknek  távoli hozzáférést biztosítunk olvasási joggal a lekérdezésekhez az átállás napjától számított 2 hónap határozott időtartamig. Ezt követően az archivált adatbázist törlésre kerül. 

Az  előkészítési folyamatok 1-2 hónapot vesznek igénybe (helyzetfelmérési kérdőív kitöltése és az elengedhetetlen adattisztítási feladatok). Ez az idő eltérhet az ügyfél komplexitása, specialitásai, mérete (nagy létszám) alapján. Maga a migráció, amikor sem a régi, sem az új rendszer nem elérhető, várhatóan 1 napot vesz igénybe. A szerződés melléklete tartalmazza az ehhez kapcsolódó táblázatot.

Az alapfeladatokhoz szükséges ügyfél oldali ráfordítás 1-2 embernapot igényel, mely magában foglalja a helyzetfelmérő kérdőív kitöltését (1-2 óra), a migrációt megelőző adattisztítási feladatokat (2-4 óra), valamint az e-learning oktatást (4-8 óra - annak megfelelően, hogy hány modult és milyen egyedi funkciókat, használ, milyen speciális működése van). Emellett lehetőség van további konzultációkon való részvételre is.  

Az átálláshoz három egymásra épülő szolgáltatási szintet vezetünk be.  Az egyes szintek lehívása az ügyfél komplexitásától függ, de általában az alap és tömeges támogatás elegendő ahhoz, hogy ügyfeleink ügyintézői sikeresen elsajátítsák az eHR-működését.

1. Alapszint: e-learning, Helpline, on@nexon.hu e-mailes támogatás
2. Tömeges webinárium (ÁLM, számfejtés)
3. Kiemelt támogatás (dedikált órakerethez kötött konzultációs alkalom)

Ezek részletei, tartalma, órakerete a partner menedzserek által bemutatásra és egyeztetésre kerül .

Két fő kommunikációs csatorna áll ügyfeleink rendelkezésére: a bővített üzemidővel működő, telefonos Helpline és az on@nexon.hu online csatorna. Az átállás során meghatározott órakeretben, ütemezett módon, egymásra épülő támogatási szintekkel segítjük ügyfeleinket. (korábbi pontban részletesebben említve) 

Az átállás során hozzáférést biztosítunk az e-learning anyagainkhoz: több oktatóanyag érhető el pl. bérszámfejtés, adattisztítás, jogosultságok beállítása stb., melyek bemutatják az eHR és a HRM közötti legfontosabb különbségeket, és az új rendszer használatát. Az oktatási anyag gyakorlatba ültetéséhez 80%-os sikerrel zárt teszt kitöltésére van szükség. 
Az elvégzett tanfolyamot követően további  kiegészítő webináriumokra, vagy dedikált konzulátcióra is  van lehetőség.

Gyakorlati információ: a NEXON Akadémia felületén (https://akademia.nexon.hu) kell  egy kapcsolattartónak regisztrálni, aki további munkatársakat tud hozzáadni. A NEXON ez alapján 60 napra biztosít hozzáférést  a szükséges tananyagokhoz. 

Az eHR-rendszer felületének jobb felső sarkában elérhető kérdőjel mögött egy helyérzékeny helpfunkció van, ebben a felületre beépített támogató anyagok használhatóak.

Az alábbi kommunikációs csatornákon fordulhatnak hozzánk bizalommal:

• on@nexon.hu
• eHR Helpline vonal
• call center